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DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTI CARTACEI

Non solo un Software, ma un Servizio!

Digitalizzazione dei documenti cartacei: di cosa si tratta

Sei sommerso dalla carta?
L’unica soluzione possibile è la digitalizzazione dei documenti cartacei.

Si tratta di un sistema che ti consente di trasformare i documenti cartacei in documenti elettronici. Tu ci fornisci la carta e noi ti restituiamo documenti digitali visualizzabili e consultabili da qualsiasi dispositivo elettronico.

Il tuo archivio cartaceo occupa sempre più spazio?
Perdi un’infinità di tempo alla ricerca di un singolo documento?
Hai paura che i tuoi documenti possano andare persi, bruciati in un incendio o distrutti in un’alluvione?
Grazie a uno staff di professionisti esperti, ad appositi scanner e ad un avanzato software, viene portata a termine una procedura che ti permette di ottenere un file consultabile e rintracciabile grazie a precisi criteri di ricerca stabiliti da te, ovvero specifiche parole chiave definite tag.

Al termine del processo di digitalizzazione documentale, tutte le informazioni contenute nei documenti scansioni saranno finalmente strutturate, riorganizzate e quindi rese disponibili in modo semplice e rapido. I file prodotti potranno essere trasferiti su server remoti, permettendo ai dati contenuti in essi di essere accessibili da qualsiasi dispositivo e quindi consultabili da collaboratori e/o dipendenti in qualsiasi momento e ovunque si trovino.

Insomma, stiamo parlando di un sistema rapido, economico ed efficiente per liberare spazio, accorciare i tempi e azzerare i costi legati alla più complessa gestione cartacea.

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DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI

I NOSTRI SERVIZI

DIGITALIZZAZIONE ARCHIVIO

Dopo anni di attività, un archivio cartaceo arriva ad essere indubbiamente vasto e ingombrante, dispendioso, difficile da tenere in ordine, da consultare, da proteggere e conservare.

Qualsiasi sia il settore della tua attività, per superare questi problemi e per agevolare e ottimizzare il tuo lavoro, la digitalizzazione dell’archivio è la risposta efficace e risolutiva che ti permette di ottenere immediati vantaggi e benefici.

Che tu sia un commercialista, un avvocato o un imprenditore, scegliere di trasferire dati del tuo archivio dalla carta al computer, ti permette di risolvere tutte le criticità legate alla conservazione della documentazione cartacea.

Digitalizzazione Archivi cartacei

DIGITALIZZAZIONE MODULISTICA

Desideri rendere ancora più smart e innovativa la tua azienda o al tua attività professionale? Allora, dopo aver digitalizzato l’archivio, dovresti prendere in considerazione di digitalizzare anche la modulistica.

Sia per le aziende private che per la pubblica amministrazione, una modulistica digitale permetterebbe di accelerare quella burocrazie lenta e spigolosa che tanto complica e frena il lavoro.

Pensa a quanti vantaggi! Poter compilare i moduli rapidamente e in modo più semplice; conservarli e poterli rintracciare facilmente attraverso criteri di ricerca scelti da te; poter estrapolare e analizzare dati.

Digitalizzazione della Modulistica

I 5 VANTAGGI DELLA DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI

Non è pensabile oggi rimanere tagliati fuori dalle innovazioni che possono procurarti tanti benefici in termini di risparmio di spazio e tempo, di semplificazione, di redditività, di maggior sicurezza e di eco sostenibilità.

I motivi per scegliere di trasformare i documenti cartacei in documenti digitali sono molteplici: qui di seguito te ne forniamo almeno cinque, tutti fondamentali per aumentare la competitività della tua azienda o della tua attività professionale.

Non perdere altro tempo! Rendi la tua azienda paper less, finalmente libera dalla carta.

1. PIÙ SPAZIO

Dopo anni di attività, i documenti che hai dovuto conservare occupano sicuramente tantissimo spazio: faldoni su faldoni stracolmi di fogli, intere stanze destinate ad accogliere l’archivio!

Se stai cercando un modo di liberare metri quadrati del tuo ufficio dall'accumulo di carta, la dematerializzazione dei documenti ha appunto l’obiettivo di smaltire l’enorme mole di documenti cartacei presenti nelle aziende, sostituendoli con documenti digitali.

La maggiore disponibilità di spazi che si verrà a creare in seguito alla digitalizzazione documentale, è il primo e immediato vantaggio da prendere in considerazione.

Digitalizzazione per risparmio tempo e spazio

2. PIÙ  TEMPO

Una delle maggiori perdite di tempo negli uffici aziendali e professionali è senza dubbio causata dalla ricerca di un preciso documento all'interno di enormi archivi.

Il tuo lavoro e quello dei tuoi dipendenti viene rallentato. Il tuo tempo e quello dei tuoi collaboratori potrebbe essere speso in attività più produttive invece di essere impiegato nella lunga e a volte difficoltosa ricerca di un pezzo di carta!

Se è vero che “il tempo è denaro”, allora la digitalizzazione documentale ti consentirà di non sprecare più né l’uno né l’altro.

I documenti, de-materializzati e trasferiti su server remoti, saranno immediatamente accessibili e consultabili in tempo reale da chiunque tu voglia e da qualsiasi dispositivo.

Risparmio di Tempo

3. PIÙ SICUREZZA

Parliamo di maggiore sicurezza su più fronti.

Innanzitutto la carta è un materiale molto deperibile che, se maneggiato più e più volte nel tempo, può facilmente deteriorarsi, rendendo magari difficoltosa o impossibile la lettura del documento. Inoltre, incendi, inondazioni e altre calamità naturali possono mettere a rischio, con la distruzione di tutta o parte della documentazione, la sopravvivenza stessa di un’azienda.

Con il backup dei file e la loro digitalizzazione, i tuoi dati saranno al sicuro, anche dalla muffa e dai roditori!

Arriviamo quindi all'ultimo livello di sicurezza che puoi ottenere: un documento digitale, a differenza di quello cartaceo, può essere protetto da password, criptato, salvato in sicurezza su Cloud. Gli accessi a esso possono essere limitati e tutte le attività relative al file tracciate.

La digitalizzazione dei documenti è senza dubbio la risposta da dare per salvaguardare il tuo archivio.

Sicurezza dei documenti archiviati

4. MAGGIORE SEMPLIFICAZIONE

Grazie alla digitalizzazione ti sarà possibile condividere un documento con le aziende partner, fornitori, clienti e colleghi senza il rischio di incorrere in spiacevoli inconvenienti come smarrimenti o lunghe attese per il rilascio di un documento.

Troppo spesso i flussi di lavoro vengono complicati dal fatto che un documento cartaceo debba essere, per esempio, cercato in un archivio, spedito per posta o consegnato a mano a qualcuno.

Il PDF che abbiamo ottenuto e inserito in un archivio elettronico, ora è consultabile, modificabile e aggiornabile in qualsiasi momento, senza che la qualità e la conformità dei dati contenuti in esso vengano alterate.

Insomma, parliamo di facilitare i sistemi produttivi e lavorativi e di conseguenza di migliorare il tuo business sotto ogni punto di vista.

Semplificazione sul lavoro

5. MENO SPRECO DI CARTA

In ultimo, anche se non meno importante, digitalizzare i documenti cartacei significa fare una scelta green per la propria azienda o attività professionale.

L’eco-sostenibilità e la tutela dell’ambiente sono sicuramente concetti attuali e di particolare interesse sociale.

Quindi, cosa aspetti? Anche tu puoi agire in prima persona facendo una scelta che ti permetterà di non sprecare più carta.

Digitalizzazione e Rispetto ambiente

Non fermarti all'acquisto di un software!

Limitarsi ad acquistare un software per la digitalizzazione dei documenti, può sembrare in apparenza la scelta più conveniente da punto di vista del risparmio di denaro.

  • Ma sei veramente sicuro che sia proprio cosi?
  • Quanto personale del tuo ufficio o della tua azienda dovrai impegnare (e pagare) per portare a termine questo lavoro?
  • Quanto tempo sarà necessario dedicare per digitalizzare un intero archivio contenente un numero incredibile di fogli, fascicoli documenti?
  • Se dovessi incontrare problemi durante le operazioni di digitalizzazione, quale assistenza riceveresti?

Acquistare il nostro servizio di digitalizzazione dei documenti, significa affidarsi nelle mani di professionisti del settore e non doversi preoccupare più di nulla.

 

TANTI BUONI MOTIVI PER AFFIDARTI A NOI!

Se tutto quello che hai letto finora ti ha fatto capire l’importanza di liberarti di questo peso, di ottimizzare al meglio il tuo lavoro e renderlo più sicuro e competitivo, ecco perché dovresti scegliere i nostri servizi di digitalizzazione archivio e digitalizzazione modulistica:

SERVIZIO COMPLETO E ALTAMENTE PROFESSIONALE

Il nostro servizio di digitalizzazione documentale ti segue dalla fase iniziale di censimento di tutta la documentazione a quella finale di archiviazione documenti e consegna in formato elettronico. A seguire tutte le fasi di questo processo che il nostro personale porterà a termine per te:

  • Censimento di tutta la documentazione
  • Classificazione
  • Mappatura e impostazione dei criteri di ricerca, tag, parole chiave
  • Normalizzazione dei documenti (ad esempio: apertura dei sotto fascicoli e fogli piegati, eliminazione dei punti metallici, ordinamento interno).
  • Scansione dei documenti, calibratura delle immagini e controllo della qualità dei documenti acquisiti
  • Archiviazione dei documenti e consegna in formato elettronico

Sarebbe interminabile e costoso gestire e portare a termine questo lavoro affidandolo a qualche tuo collaboratore o dipendente!

 

CHIEDI UNA CONSULENZA GRATUITA!

SMALTIMENTO DELLA DOCUMENTAZIONE CARTACEA ORMAI DIGITALIZZATA

Se lo desideri, il nostro personale si occuperà anche di trasportare il materiale cartaceo negli appositi centri di smaltimento.

 

PREZZI DAVVERO COMPETITIVI

La Ginestra è una Cooperativa Sociale nata nel 2002 a Busto Arsizio (VA), come organizzazione impegnata nel Sociale e senza scopo di lucro e per questo in grado di offrirti prezzi davvero competitivi, che infatti coprono i soli costi necessari.

Puoi scegliere la soluzione più adatta alle tue esigenze, o un pagamento dilazionato o un canone mensile.
Prendiamo come esempio un lavoro del valore di 1.000 euro:

  1. IMPORTO DILAZIONATO. Se hai fretta e vuoi che il tutto sia fatto nel più breve tempo possibile, il costo si può dilazionare in questo modo: 20% acconto, 70% stato avanzamento lavori e 10% saldo.
  2. CANONE MENSILE. Se non hai fretta e non vuoi che il costo pesi sulle tue finanze, puoi scegliere di pagare un canone mensile fino ad esaurimento dell’importo; noi ti faremo il lavoro nel medesimo tempo.

TI RICHIAMIAMO NOI!

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