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LA DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTALE

PERCHE’ E’ IMPORTANTE PER LE AZIENDE

La digitalizzazione documentale è un processo che, tramite avanzate soluzioni software, permette di convertire i documenti cartacei in documenti elettronici.
Il processo avviene tramite un particolare software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), il quale, mediante un apposito scanner, consente di rilevare i caratteri contenuti nel documento da dematerializzare e di trasferirli in testo digitale leggibile da una macchina.

Il testo viene così convertito in un altro formato, più frequentemente in ASCII semplice (American Standard Code for Information Interchange – Codice standard Americano per lo scambio di informazioni, ossia, un sistema di codifica dei caratteri comunemente utilizzato nei calcolatori), o in Unicode (altro sistema di codifica che assegna un numero specifico ad ogni carattere usato per la scrittura di testi, a prescindere dalla lingua, dalla piattaforma o dal programma in utilizzo), oppure, in casi di software OCR più avanzati, il testo medesimo passa ad un formato contenente anche l’impaginazione del documento stesso, il cui risultato può essere modificato dall’utente tramite un normale editor di testo.

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La funzione della Digitalizzazione

La funzione fondamentale della digitalizzazione dei documenti

In sintesi, la funzione della digitalizzazione è quella di creare, strutturare e riorganizzare le informazioni e poterle rendere disponibili in modo semplice, rapido ed accessibile da qualsiasi dispositivo.

Grazie alla digitalizzazione infatti, l'azienda può trasferire tutti i file su server remoti e quindi renderli consultabili da collaboratori e/o dipendenti in qualsiasi momento e dovunque si trovino.

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I 3 VANTAGGI DELLA DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTALE

La competitività di un'azienda oggi passa anche attraverso la possibilità di non restare tagliati fuori dalle innovazioni, come può essere quella legata ai processi di digitalizzazione, che apportano notevoli benefici alle aziende e innumerevoli vantaggi.

Ecco i 3 motivi per cui alla tua azienda converrebbe passare alla digitalizzazione:

1. MAGGIORE RISPARMIO  DI TEMPO E DI SPAZIO

La digitalizzazione non si limita soltanto a creare un PDF del documento stesso e inserirlo in un archivio elettronico, ma lo rende consultabile, modificabile e aggiornabile in qualsiasi momento, senza alterare la qualità e la conformità dei dati contenuti in esso.

Inoltre, permette di ridurre drasticamente l'utilizzo degli archivi cartacei, con un evidente risparmio in termini di spazio, oltre che di tempo per la ricerca del documento stesso.

Con la digitalizzazione, sarà possibile perciò condividere il documento con le aziende partner, fornitori, clienti e colleghi senza il rischio di incorrere in situazioni spiacevoli (basti pensare ad esempio a quante volte sia stato smarrito un foglio o ci si sia imbattuti in lunghe e inutili attese per il rilascio di un documento) e contribuendo a migliorare il business sotto ogni punto di vista. Insomma , con la digitalizzazione abbiamo sicuramente una facilitazione nei processi produttivi e lavorativi.

Risparmio tempo e spazio

2. MAGGIORE TUTELA E SICUREZZA PER I TUOI DOCUMENTI

Sai quanti documenti nel corso del tempo possono essere persi, smarriti, rovinati, per distrazione o imprudenza del personale? Oppure se si dovesse verificare un’alluvione, un incendio, o semplicemente un danno causato degli insetti, specialmente le temiti, da sempre acerrimi nemici della carta. Cosa accadrebbe al tuo archivio cartaceo? Ecco con la digitalizzazione questo problema non esiste più e i tuoi documenti sarebbero sempre a sicuro da qualsiasi evento.

Vuoi sapere da cosa è garantita inoltre la maggiore sicurezza? A differenza della carta, il documento digitale, può essere protetto da password, criptato, salvato in sicurezza su cloud; sarai tu a decidere gli accessi e a tracciare tutte le attività legate al file.

Sicurezza dei documenti archiviati

3. ECOSOSTENIBILITA'

è un concetto sempre molto attuale e di particolare interesse sociale, ovvero quello legato alla tutela dell'ambiente.

Con la digitalizzazione documentale, anche tu contribuirai a rendere più pulito il pianeta, liberandolo dall'inquinamento prodotto dall'uso eccessivo della carta. Contemporaneamente, risparmierai sui costi dovuti appunti all'utilizzo di stampanti, inchiostro, quintali di risme di carta e di personale addetto all'archiviazione cartacea.

Digitalizzazione e Rispetto ambiente

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