Da qualche tempo non si fa altro che parlare di digitalizzazione dei documenti e dei suoi vantaggi.

Tu sai di cosa si tratta? Il processo di digitalizzazione dei documenti è la risposta più facile e veloce per snellire le procedure di lavoro di una qualsiasi azienda e per essere al passo con i tempi: a tale proposito, prima di addentraci nei particolari di questo lavoro, comprendiamo meglio cosa dice la normativa.

Nell’epoca attuale, non è possibile pensare di lavorare senza passare per il web ed utilizzare tutti gli strumenti che la rete mette a disposizione delle aziende e dei privati per gestire al meglio le proprie attività.

Ecco perché si è reso necessario l’intervento legislativo che andasse a regolamentare queste opportunità.

La normativa per la digitalizzazione documentale

E tu conosci la normativa in materia di digitalizzazione documentale?

La dematerializzazione e conservazione dei documenti in digitale è regolamentata dal Codice dell’Amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005) che prevede la tutela dei documenti che vengono archiviati in formato digitale, in merito alla loro conservazione sicura, ma anche per l’accesso facilitato e il loro stesso utilizzo.

Ma non è tutto: se vogliamo essere precisi, in materia di digitalizzazione e archiviazione dei documenti abbiamo altre normative importanti, fra le quali: DPR 445/2000 (Testo Unico sulla documentazione amministrativa) e i diversi voucher messi a disposizione delle aziende per passare a questo nuovo sistema di archiviazione.

Ecco perché conviene passare all’archivio digitale

Ma perché un’azienda dovrebbe decidere di digitalizzare i propri documenti e quindi creare un archivio non più cartaceo?

Sicuramente il principale vantaggio è quello economico: niente più accumuli da carta e soprattutto niente più risorse umane impiegate per la ricerca di un documento o un modulo, il tutto in un principio d massima sicurezza.

Devi sapere che il ciclo di vita di un documento è piuttosto complesso e durante le fasi di conservazione ed archiviazione può anche andare incontro a certi rischi, come rovinarsi, perdersi, distruggersi.

Tutto questo con il passaggio alla digitalizzazione documentale è ampiamente superato: i tuoi documenti saranno sempre protetti e al sicuro, con la garanzia del loro immediato utilizzo in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo tu decida di usarli.

Insomma, nell’attuale realtà lavorativa, la digitalizzazione dei documenti è l’unica risposta efficace per snellire il sistema e permettere alle aziende i lavorare al passo con i tempi.

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