Se oggi un’impresa non vuole rischiare di essere tagliata fuori dal mercato, la digitalizzazione dei documenti cartacei è una pratica da considerarsi ormai inevitabile.

Proviamo a pensare a quanto sia diffuso l’uso di smartphone, tablet e pc portatili. Tutti siamo sempre connessi ed abituati a usufruire di servizi in cloud e di sistemi di comunicazione unificata.
Rimanere ancorati alla carta stampata, significa non stare al passo con i tempi.

Nonostante questa sia la realtà, e sebbene grandi passi in avanti siano stati fatti, in Italia molte aziende si basano ancora su una gestione cartacea; molti imprenditori, forse spaventati dal cambiamento, non scelgono di digitalizzare i loro documenti.

 

Digitalizzazione dei documenti: non si può più rimandare!

Dopo la rivoluzione tecnologica degli ultimi decenni, è necessario guardarsi intorno e accorgersi del nuovo contesto in cui si muovono i rapporti di lavoro; i tempi cambiano rapidamente e oggi, fare business, significa anche relazionarsi con collaboratori, clienti e fornitori nel modo più efficace ed efficiente possibile.
Inoltre, la competitività di un’azienda si misura anche sulla sua capacità di aggiornarsi e non rimanere indietro.

Per rispondere in modo efficace al cambiamento che avanza e che lascia poco spazio ai vecchi metodi legati alla carta, c’è la digitalizzazione dei documenti.

Digitalizzare i documenti significa trasformarli dal formato cartaceo a quello digitale. Tutto ciò che è contenuto in faldoni e archivi, può essere trasferito su file, catalogato secondo sistemi di ricerca e pronto da visualizzare comodamente da qualunque dispositivo.

Ecco come può cambiare il tuo modo di lavorare:

IERI

  •  dovevi sprecare tante energie per cercare anche solo un singolo documento all’interno dell’archivio;
  • dovevi destinare all’archivio intere aree del tuo ufficio;
  • condividere con qualcuno i documenti significava perdere tempo compiendo azioni come stampare, fotocopiare, mandare via fax o spedire;
  • correvi il rischio di perdere o vedere danneggiati i tuoi documenti: la carta è un materiale altamente deperibile;
  • i dati sensibili contenuti nei documenti cartacei non sempre erano al riparo da occhi indiscreti;
  • eri costretto a sprecare un sacco di carta e di inchiostro;

OGGI

  • con la digitalizzazione dei documenti, puoi trovare ciò che serve in un attimo, stando comodamente seduto al tuo pc;
  •  i tuoi documenti possono diventare file e liberare tutto quello spazio;
  • una volta trasferiti tutti i documenti dematerializzati su server remoti o cloud, hai la possibilità di condividerli all’istante con chiunque tu voglia;
  • con la digitalizzazione documentale, tutto è al sicuro da smarrimento, danneggiamento o distruzione;
  • tutto ciò che è stato sottoposto a digitalizzazione, è al sicuro e protetto da password;
  • dematerializzando il materiale cartaceo puoi fare una scelta decisamente più ecosostenibile;

La digitalizzazione documentale è in grado di snellire i processi di lavoro ed è indispensabile nel business del futuro, dove tutto scorre veloce ed è alla portata di un click.

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