Se sei un professionista o un imprenditore, saprai sicuramente che cosa significa produrre, raccogliere, conservare e proteggere molti dati e informazioni in un archivio cartaceo. Ti sarà capitato di dover affrontare per questo tutta una serie di inconvenienti.

Ad esempio, possiamo citare tutto il tempo perso a cercare documenti di cui non si ricorda l’ubicazione; a rintracciare dati conservati in un archivio; a dover spedire per posta la documentazione per fornitori o clienti.

Oppure pensiamo a tutto lo spazio che un archivio può occupare; alla manutenzione necessaria ai locali che devono ospitarlo; a tutta la macchinosa gestione che richiede la documentazione cartacea; alle difficoltà in caso di trasloco; ai rischi di usura, furto o distruzione nel tempo.

Perché digitalizzare?

La digitalizzazione dei documenti è l’unico modo in cui puoi gestire in modo completamente diverso dati e informazioni e superare tutti questi svantaggi.

Si tratta di un processo che richiede appositi scanner, software di riconoscimento ottico dei caratteri e di personale qualificato che porti a termine tutte le fasi; dalla preparazione dei documenti cartacei, alla scansione, alla creazione di un archivio digitale facilmente accessibile a coloro che ne sono autorizzati.

La digitalizzazione documentale facilita l’aumento della produttività, apportando miglioramenti in termini di efficacia e di efficienza al lavoro delle aziende.

Ecco i vantaggi!

Vediamo in sintesi alcuni tra i suoi numerosi vantaggi.

Liberare lo spazio fisico occupato da tutti i documenti cartacei accumulati in anni di attività. Questo comporta l’eliminazione di tutte le problematiche connesse, ad esempio l’affitto o la manutenzione di appositi locali archivio;
Risparmiare tempo. Documenti facilmente accessibili da chiunque tu voglia e da qualsiasi dispositivo (pc, tablet, smartphone). Basta perdere ore e ore alla ricerca di “un ago in un pagliaio”!
Mettere al sicuro tutte le informazioni dal deterioramento o dalla distruzione della carta, dalla perdita o dal furto. Finalmente una risposta concreta per salvaguardare il tuo archivio.
Semplificare i flussi di lavoro grazie alla facile condivisione dei tuoi documenti digitali. Partner, fornitori, clienti e colleghi potranno ricevere e visualizzare la documentazione necessaria agevolmente e senza rischi.
Combattere lo spreco di carta. Una scelta ecosostenibile in linea con la necessità di contribuire alla salvaguardia dell’ambiente.

Per non rimanere indietro, per non essere lenti in una realtà veloce, per snellire e semplificare il lavoro: scegli di digitalizzare i tuoi documenti!

Chiamaci per maggiori informazioni o per un sopralluogo senza impegno!