Digitalizzazione archivio

LA DIGITALIZZAZIONE ARCHIVIO

Attualmente nelle aziende la digitalizzazione è quasi un processo obbligatorio per restare al passo coi tempi e per rendere snello e veloce il lavoro.

Noi tutti siamo abituati a lavorare con l'utilizzo dello scanner, con il trasferimento dei file, con lo smartphone e sono ormai operazioni che facciamo ogni giorno.

Come possiamo fare per ottimizzare al meglio il lavoro e per renderlo più sicuro e competitivo? In tal senso, la digitalizzazione dell'archivio, è una risposta efficace e risolutiva per migliorare la produttività e per snellire tutta quella burocrazia che ancora resta un ostacolo insormontabile nelle aziende pubbliche e private italiane.

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Archiviazione digitale documenti

Cosa significa in realtà digitalizzare un archivio?

È un semplice trasferimento dati, dalla carta al computer, in modo da gestire i documenti in maniera rapida e sicura.

Che tu sia un commercialista, un avvocato, un imprenditore o qualsiasi sia il settore della tua attività, oggi la digitalizzazione dell'archivio ti permette di ottenere immediati vantaggi e benefici nel tuo processo di lavoro.

Hai mai pensato a quanto tempo perso per rintracciare un documento in un archivio? All'estenuante ricerca fatta secondo i criteri con cui viene catalogato? Al rischio che questo documento col tempo si possa deteriorare? Alla possibilità che venga smarrito, danneggiato o addirittura distrutto da un qualsiasi evento naturale?

Insomma, questi sono tutti i rischi evidenti di un qualsiasi archivio cartaceo, che purtroppo non possiamo evitare.

Senza considerare il discorso legato alla sicurezza del documento stesso, che in versione cartacea potrebbe essere visto e letto da chiunque anche senza autorizzazione.
Tutti questi inconvenienti con l'archiviazione digitale non ci sarebbero.

I  VANTAGGI DELLA DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTALE

L'archivio digitale oltre a preservarti dai rischi prima descritti, apporta alla tua azienda notevoli benefici, in termini di:

  • tempo risparmiato nella ricerca;
  • minor costo di personale destinato all'archivio cartaceo;
  • maggiore tutela e sicurezza dei dati contenuti nel documento;
  • maggiore fruibilità nella condivisione del file;
  • snellimento del processo lavorativo con un conseguente aumento della produttività e della qualità del lavoro stesso;
  • facilitazione nella gestione dei trasferimenti dei documenti fra un ufficio e l'altro;
  • essere al passo con i tempi e quindi in un 'ottica di innovazione aziendale.
Vantaggi degli archivi digitalizzati

Ma non è tutto!
Hai presente cosa si intende per archivio cartaceo? Immaginiamo uno studio notarile oppure un ufficio della pubblica amministrazione, con quintali di carta da archiviare, catalogare, gestire e conservare.

Quali costi di gestione deve sopportare un'azienda o un imprenditore per il magazzino/ufficio dove è contenuta?
Pensiamo quindi allo spazio necessario, alla manutenzione e ai costi legati alla sicurezza per questo archivio cartaceo.

Sicuramente non sono pochi e molto probabilmente, passando all'archivio digitale il rapporto costo/beneficio è maggiore e più vantaggioso per l'azienda stessa.

Archivi notarili e pubblica amministrazione

Una sintesi delle principali differenze fra un archivio cartaceo e un archivio digitale

ARCHIVIO CARTACEO

 

  • Necessità di avere uno spazio per conservare i documenti
  • Un unico criterio per catalogare e ricercare poi il documento
  • Necessità di avere personale addetto alla conservazione, gestione e ricerca del documento
  • Necessità di provvedere alla messa in sicurezza dei documenti archiviati, preservandoli da qualsiasi evento, naturale e non che possa distruggerli o danneggiarli
  • Tempi lunghi per la ricerca del documento, che non sempre è immediatamente disponibile e fruibile.

ARCHIVIO DIGITALE

 

  • Ti basta un file per conservare tutto
  • Puoi ricercare il documento con criteri diversi che sarai tu a decidere
  • Non necessiti di operatori qualificati o di personale addetto all'archiviazione e ricerca
  • I documenti archiviati sono al sicuro da eventi naturali e non e possono essere protetti da una password o criptati. Sarai tu a decidere a chi farli visionare
  • Disponibilità immediata del documento, in qualsiasi momento tu ne abbia necessità

 

PER CONCLUDERE

I dati e i documenti costituiscono il patrimonio di un'azienda: la loro corretta conservazione e la loro gestione sono processi fondamentali per la produttività aziendale e per lo svolgimento del lavoro.

Non rischiare di rallentare i processi lavorativi, perdendo tempo prezioso nella ricerca di un documento cartaceo o nel ripristino di documenti danneggiati, ma scegli di fare un passo avanti, con la digitalizzazione del tuo archivio.
Una risorsa utile e fondamentale per il tuo lavoro!

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